為規范醫療機構電子病歷管理,明確醫療機構電子病歷系統應當具有的功能,促進以電子病歷為核心的醫院信息化建設工作,衛生部組織制定了《電子病歷系統功能規范(試行)》,本章將對該規范進行詳細的闡述。其中,電子病歷系統功能分為必需、推薦和可選三個等級。必需功能是指電子病歷系統必須具備的功能;推薦功能是指電子病歷系統目前可以暫不具備,但在下一步發展中應當重點擴展的工能;可選功能是指為進一步完善電子病歷系統,醫
療機構根據實際情況選擇實現的功能。
1、電子病歷系統的基礎功能
       在《電子病歷系統功能規范(試行)》中對于電子病歷系統應具有的基礎功能規定如下:電子病歷系統應當具有用戶授權與認證、使用審計、數據存儲與管理、患者隱私保護和字典數據管理等基礎功能,保障電子病歷數據的安全性、可靠性和可用性。電子病歷的管理以建立數據中心為基礎,實現信息實時上傳和自動備份到醫院數據中心和第三方存儲中心,在設定一定權限的基礎上實現數據資源的共享,并保障數據安全。

       用戶授權與認證：為了能夠靈活地對電子病歷的使用者進行授權操作，達到對系統數據的表層管理，電子病歷系統提出了角色和工作組的概念。電子病歷系統中,使用單位管理部門根據不同的劃分規則,對角色和工作組進行劃分，以達到精細化管理,根據使用者工作崗位的不同,角色被劃分為醫師(無資質醫師、主治醫師、住院醫師等)、護士、管理人員等根據使用者工作性質、分工不同,級別的不同,工作組被劃分成醫生工作站、科主任工作站、后臺管理、病案管理、查詢等。管理部門可根據各個使用者工作需求自定義創建不同的用戶角色和工作組,只有通過對用戶角色和工作組的同時定義,才能達到權限的劃分及管理。為了更好地對電子病歷管理,保證病歷書寫的完整性、可靠性、及對使用者權利的保護,系統管理人員為每一位使用者分配獨立的用戶名,免造成多用戶使用同一用戶名帶來的責任劃分不清、以電子病歷作為依據時帶來的內容真實性、可靠性、連續性的問題等。當管理員為一名操作者分配唯一的用戶名后,會根據其實際情況來針對其劃分角色和工作組,同時賦予操作者相應的工作權限。此功能的設置將會影響“用戶管理”中模塊的用戶權限所屬角色組的顯示。同時會影響到不同的用戶身份登錄系統后,在電子病歷平臺主頁面中看到不同的功能模塊以進行使用。例如,張三,職業為醫生,職務為病區主任。那么他在系統中擁有唯一的用戶名,其角色為醫生,所處的工作組為醫生工作站和科主任工作站。

       摘選：電子病歷系統